SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

I. PENDAHULUAN

• Selama bertahun-tahun, manajemen puncak kurang menekankan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
• Namun, Peraturan Pemerintah (yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek peronil perusahaan) mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada SI-SDM dengan memanfaatkan teknologi komputer.
• Pada tahun 1980-an, SI-SDM muncul sebagai sistem informasi fungsional yang sah, tetapi masih harus berjuang bagi pengakuannya.
• Sebagian besar eksekutif tampaknya menganggap SI-SDM kurang bernilai dibandingkan sistem fungsional lainnya.
• Terdapat potensi yang besar bagi SI-SDM, tetapi agar potensi tersebut dapat tercapai maka manajemen puncak harus meningkatkan dukungannya.

A. Definisi Sistem Informasi SDM

• Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan.
• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System / HRIS)merupakan sistem yang digunakan dalam mengelola personil yang ada didalam perusahaan.

B. Fungsi SDM

• Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
• Istilah Personaliaawalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil perusahaan sebagai sumber daya yang berharga.
• SDM merupakan departemen atau divisi di dalam organisasi yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
• Manajer SDM dapat menjabat posisi sebagai wakil presiden direktur atau jabatan direktur.
• Istilah direktur SDMuntuk menjelaskan seseorang yang bertanggung jawab atas SDM dan seorang direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

C. Kegiatan Utama SDM

1. Perekrutan dan Penerimaan
2. Pendidikan dan Pelatihan
3. Manajemen Data
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

ARUS SUMBER DAYA PERSONIL

1.Perekrutan dan Penerimaan

• Kegiatan Perekrutan dan Penerimaan SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui pemasangan iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara pemilihan, dan mengurus ujian bagi pegawai.

2.Pendidikan dan Pelatihan

• Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3.Manajemen Data

• SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi user.

4.Penghentian dan Administrasi Tunjangan

• Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan, seperti biaya berobat, asuransi kecelakaan, dll.
• Ketika seorang pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan melakukan wawancara keluar untuk mengetahui bagaimana perusahaan telah memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pegawainya.
• Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.

II. MODELSISTEM INFORMASI SDM

• Struktur model yang digunakan terdiri dari:
  
  A. Subsistem input(yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan  lingkungannya).   
  B. Database(tempat penyimpanan data).
  C. Subsistem output(yang mengubah data menjadi informasi).
• Dalam model Sistem Informasi SDM, Subsistem Input menyediakan data bagi database.
• Subsistem Input terdiri dari :

A. Subsistem Input Sistem Informasi SDM

1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi) ===> Sumber Internal
2. Penelitian SDM                              ===> Sumber Internal
3. Intelijen SDM                                ===> Sumber Eksternal

1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

• SIA (Sistem Informasi Akuntansi) memberikan data personil yang bersifat keuangan.
• Jadi, data yang diolah terdiri dari data:
  - Data Personil(bersifat non-keuangan dan lebih permanen, contoh : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
  - Data Akuntansi(bersifat keuangan dan lebih dinamis, contoh : upah per-jam, gaji per-bulan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan).

2.Subsistem Penelitian SDM

• Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, seperti:
  a. Penelitian Suksesi(mengidentifikasi calon bagi posisi yang akan tersedia / promosi jabatan).
  b. Analisis dan Evaluasi Jabatan(mempelajari setiap jabatan dalam suatu area dan mengidentifikasikan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan).
  c. Penelitian Keluhan(membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan).

3.Subsistem Intelijen SDM

• Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan, seperti:
  
  - Pemerintah (peraturan ketenagakerjaan).
  - Pemasok (pelaksanaan fungsi perekrutan dan penerimaan pegawai baru). 
  - Serikat Pekerja (mengatur kontrak kerja antara perusahaan dan serikat pekerja).
  - Masyarakat Global (menyediakan penjelasan sumber daya lokal, seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi, untuk perekrutan skala lokal, nas/inter-ional).
  - Masyarakat Keuangan (untuk perencanaan personil).
  - Pesaing (perpindahan pegawai dari perusahaan lain).

B. Subsistem Database Sistem Informasi SDM

• Data yang tersimpan dalam database Sistem Informasi SDM terdiri dari data pegawai (perorangan) dan data non-pegawai (organisasi) yang dapat mempengaruhi arus personil di lingkungan perusahaan.

C. Subsistem Output Sistem Informasi SDM

• Model Sistem Informasi SDM meliputi 6 subsistem output, antara lain :

1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
2. Subsistem Perekrutan
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
4. Subsistem Kompensasi
5. Subsistem Tunjangan
6. Subsistem Pelaporan Lingkungan

1.Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

• Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa depan.
• Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer dilakukan perusahaan adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja.

2.Subsistem Perekrutan

• Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui 2 aplikasi perekrutan, yaitu:
  - Penelusuran Pelamar
  - Pencarian Internal
• Penelusuran pelamar lebih banyak dipraktekkan daripada pencarian internal untuk menemukan calon pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3.Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja menggunakan sejumlah aplikasi untuk mengetahui usaha pengembangan angkatan kerja yang sudah dilakukan, yaitu:
  - Aplikasi Penilaian Kinerja
  - Aplikasi Pelatihan
  - Aplikasi Pengendalian Posisi
  - Aplikasi Relokasi
  - Aplikasi Keahlian / Kompetensi
  - Aplikasi Suksesi
  - Aplikasi Pendisiplinan

4.Subsistem Kompensasi

• Subsistem Kompensasi merupakan subsistem yang paling banyak dilakukan (80% kegiatan SDM), yaitu melakukan proses penggajian.
• Sejumlah aplikasi untuk subsistem ini, yaitu:
  - Aplikasi Peningkatan Penghargaan
  - Aplikasi Gaji
  - Aplikasi Kompensasi Eksekutif
  - Aplikasi Insentif Bonus
  - Aplikasi Kehadiran

5.Subsistem Tunjangan

• Subsistem Tunjangan menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang pensiun.
• Banyak faktor yang menyebabkan subsistem ini sangat rumit dan sukar dilakukan, antara lain lama bekerja, kreatifitas, kinerja, dan adanya inovasi terbaru dari pegawai untuk dapat menentukan sendiri jumlah tunjangan yang diterimanya.

6.Subsistem Pelaporan Lingkungan

• Subsistem Pelaporan Lingkungan ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan.
• Hal ini berkaitan dengan catatan dan analisis pelaporan, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan / limbah beracun, dan keluhan.

D. Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab

• Agar masing-masing karyawan mengetahui secara pasti apa yang harus dikerjakan, apa yang dituntut oleh perusahaan, agar tujuan perusahaan tercapai, maka sebuah perusahaan harus memiliki panduan yang secara rinci menjelaskan apa yang harus dilakukan sesuai dengan posisi dan dan jabatan karyawan.
• Uraian mengenai tugas dan tanggung jawab seorang karyawan dalam sebuah perusahaan disebut job description.
• Agar panduan tersebut bersifat tetap dan mengikat setiap karyawan dan dapat digunakan oleh siapa saja pada posisi tertentu, maka job description harus dalam bentuk tertulis sehingga akan menjadi acuan baku perusahaan.
• Job description digunakan sebagai panduan dalam proses rekrutmen, promosi/kenaikan pangkat, pertukaran jabatan, panduan kenaikan gaji, dan untuk melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan tertentu.

Hal-Hal Penting dalam Job Description

• Gambaran umum tentang tugas dan tanggung jawab.
• Daftar tugas utama yang harus diselesaikan.
• Pendidikan formal sebagai syarat minimal rekrutmen.
• Sertifikasi profesi sebagai syarat tambahan.
• Pengalaman kerja yang diperlukan.

Contoh Job Description
Posisi / Jabatan : Programmer
Gambaran Umum Tugas dan Tanggung Jawab

Nama jabatan ini adalah programmer. Jabatan ini membutuhkan kualifikasi dan kompetensi teknis pemrograman komputer yang sangat tinggi. Posisi ini mengharuskan pejabatnya untuk bekerja secara maksimal tanpa atau minimum supervisi, walau tetap harus dipahami bahwa posisi ini memiliki atasan yang mensupervisinya.

Adapun atasan langsung dari posisi ini adalah Manajer Pengembangan Sistem, yang selanjutnya akan bertanggung jawab kepada Direktur MIS.

ContohJob Description (lanjutan)

Gambaran Umum Tugas dan Tanggung Jawab

Kepada yang bersangkutan, yang menduduki posisi ini, maka yang bersangkutan diharapkan untuk (1) membuat program, mampu memvisualisasi konsep pemrograman yang akan dilakukan dalam bentuk skema atau diagram alir program dan menuliskannya ke dalam bentuk program agar dapat digunakan untuk komputer bekerja; (2) membantu dan bekerjasama dengan rekan sejawat, baik secara individual atau tim; (3) selalu mengasah kecakapan yang dimiliki berdasarkan perkembangan teknologi terkini terkait dengan tugasnya sebagai programmer.

ContohJob Description (lanjutan)

Tugas-Tugas Pokok

Tugas-tugas dan tanggung jawab seorang programmer meliputi (1) bekerjasama dengan user dan analis sistem guna menggali secara jelas dan lengkap perihal kebutuhan user selaku pemakai hasil pengolahan data serta analis sistem yang akan mendesain aplikasinya; (2) mengkonversi (memindahkan, menuliskan) program komputer dari diagram dan desain atas program yang harus dikerjakan; (3) mampu melakukan uji kebenaran program dan mampu memperbaiki program jika ada kesalahan/error; (4) memberikan pelatihan dan alih kecakapan kepada rekan sejawat terkait dengan pengatahuan dan perkembangan terkini dari bahasa dan teknik pemrograman yang lebih efektif dan efisien; (5) mampu berkomunikasi secara jelas dan konsisten; (6) memelihara citra perusahaan agar menjadi contoh bagi sesuatu yang ideal.

ContohJob Description (lanjutan)

Pendidikan Formal yang Dipersyaratkan

Calon programmer berpendidikan sarjana Strata 1 (S1), dari jurusan/fakultas Teknologi Informasi, dari perguruan tinggi yang memiliki akreditasi B.

Pendidikan Non-Formal, Sertifikasi dan Lisensi

Calon programmer lebih diprioritaskan jika memiliki sejumlah kecakapan tertentu yang ditunjukkan dengan sertifikat dan lisensi yang menunjukkan kompetensi di atas rata-rata dibandingkan dengan hanya sekedar lulusan pendidikan formal semata.

ContohJob Description (lanjutan)

Pengalaman Kerja (Subtitusi Syarat Pendidikan Formal

Calon programmer setidaknya memiliki pengalaman dalam bidangnya, sekurang-kurangnya telah bekerja selama 2 (dua) tahun tanpa putus dalam pembuatan program aplikasi.

ContohIklan Lowongan Pekerjaan

• IT Staff –Network Administrator
• VB.NET Programmer
• Asst. Web Developer Manager
• IT Support
• IT Manager

Referensi:

1. Slide Sistem Informasi Manajemen Pertemuan 12 Tahun 2018