MANAJEMEN INFORMASI & END USER COMPUTING (EUC)

Definisi Manajemen Informasi

Manajemen Informasi adalah seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat. Manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam perusahaan menerima informasi dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Manajer juga harus mampu membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.



Konsep Dasar Manajemen Informasi

• Manajer suatu kios majalah dapat mengelola usahanya dengan mengamati secara langsung mengenai barang dagangan, ruang usaha, dan arus pelanggan. 
• Tetapi, saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, maka manajer tidak dapat mengandalkan pengamatan secara langsung melainkan harus lebih mengandalkan informasi. 
• Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. 
• Dapat dibayangkan bagaimana direktur Nokia atau Samsung hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. 
• Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya perusahaan yang paling berharga. 
• Menurut Richard J. Hopeman, manajer mengelola 5 jenis utama sumber daya, yaitu : 

a. Manusia

b. Material

c. Mesin / Fasilitas / Energi

d. Uang

e. Informasi / Data

Keterangan :

• Sumber daya fisik adalah sumber daya yang memiliki fisik / wujud, dapat dilihat, dapat disentuh. 
• Sumber daya konseptual adalah sumber daya yang memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari wujudya.
• Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. 
• Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan karyawan atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus. 
• Tugas manajer adalah mengelola sumber daya –sumber daya tersebut agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. 
• Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik. 

Faktor-Faktor Penyebab PeningkatanPerhatian Pada Bidang Manajemen Informasi

1. Kompleksitas kegiatan bisnis

a. Pengaruh ekonomi internasional

b. Persaingan dunia

c. Meningkatnya kerumitan teknologi

d. Batas waktu yang semakin singkat

e. Kendala-kendala sosial



2. Kemampuan komputer yang semakin baik

a. Komputer generasi pertama mempunyai ukuran yang sangat besar dan hanya boleh digunakan oleh para spesialis komputer perusahaan. User lainnya tidak tahu cara menggunakan komputer dan takut untuk belajar.

b. Tetapi saat ini, ukuran komputer sudah lebih kecil bahkan dapat dibawa kemana-mana dengan mudah. Semua user, bahkan siswa sekolah dasar, sudah diajarkan mengenai pengetahuan komputer.









Definisi End User Computing (EUC)

Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan dengan meningkatnya minat user dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri, yang dikenal dengan End User Computing (EUC). End User Computing (EUC)adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh user.



Alasan Berkembangnya EUC

EUC berkembang karena 4 alasan, antara lain :

a. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.

b. Antrian jasa informasi.

c. Adanya perangkat keras yang murah.

d. Adanya perangkat lunak jadi.



Pengelompokkan Pengguna Akhir

1. Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki pengetahuan komputer yang sama.

2. Berdasarkan kemampuan komputer yang dimiliki, pengguna akhir (end user) dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu :

a. Pengguna akhir tingkat menu.

b. Pengguna akhir tingkat perintah

c. Pengguna akhir tingkat programmer.

d. Personil pendukung fungsional



1. Pengguna Akhir Tingkat Menu

· Sebagian besar pengguna akhir (end user) tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi mereka dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi melalui penggunaan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh C++. DotNet, PHP, Java, Android, dll

2. Pengguna Akhir Tingkat Perintah

· Sebagian besar pengguna akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.

· Para pengguna akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.

3. Pengguna Akhir Tingkat Programmer

· Sebagian besar pengguna akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman, seperti Oracle, Visual Studio, SQL Server yang dapat digunakan untuk pengolahan database.

· Selain itu, melalui bahasa pemrograman yang tersedia, sebagian pengguna akhir mampu membuat dan mengembangakan program-program lain yang sesuai kebutuhan mereka sendiri.

4. Personil Pendukung Fungsional

· Personil pendukung fungsional merupakan para anggota dari unit-unit fungsional di luar jasa informasi, seperti bagian perawatan gedung, operator mesin, dsb.

· Personil pendukung fungsional berdedikasi pada area tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

Manfaat EUC

EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam 2 cara utama, yaitu :

· Pemindahan beban kerja.

· Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan spesialis informasi




1. Pemindahan Beban Kerja

· Pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area user, membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih baik pada area-area tersebut.

· Para spesialis juga dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara sistem yang ada.

2. Mengurangi Kesenjangan Komunikasi Antara User dan Spesialis Informasi

· User memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer, sedangkan spesialis merupakan pakar dalam teknologi tetapi tidak mengerti area permasalahan.

· Dengan membiarkan user mengembangkan aplikasi mereka sendiri (dibantu spesialis informasi), maka kesenjangan komunikasi antara user dan spesiali dapat berkurang.

3. Spesialis Informasi

· Spesialis Informasi ( Information Specialist) merupakan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.

· Spesialis informasi dibangi menjadi 5 golongan utama, yaitu :

1. Analis Sistem

2. Pengelola Database

3. Spesialis Jaringan

4. Programmer

5. Operator

4. Analis Sistem

· Analis sistem merupakan orang yang ahli (pakar) dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

· Analis sistem bekerja sama dengan user untuk mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada.

5. Pengelola Database

· Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.

· Pengelola databse bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk menciptakan dan mengelola database yang berisi data-data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi user.

6. Spesialis Jaringan

· Spesialis jaringan merupakan orang-orang yang memiliki kemampuan dalam mengintegrasikan semua komputer yang ada dalam perusahaan menjadi satu jaringan komputer perusahaan.

· Spesialis jaringan bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk membentuk suatu jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

7. Programmer

· Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode-kode instruksi sehingga komputer mampu mengubah data menjadi informasi yang diperlukan oleh user.

8. Operator

· Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, seperti mainframe dan minicomputer.

· Operator memantau layar monitor, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, dsb.

9. Peran Spesialis Informasi dalam EUC

· Spesialis informasi dan user bersama-sama mengembangkan sistem.

· Spesialis informasi akan melaksanakan peran konsultasi.

10. Resiko dalam EUC

1. Sistem yang buruk sasarannya.

2. Sistem yang buruk rancangan dan dikumentasinya.

3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.

4. Hilangnya integritas data.

5. Hilangnya keamanan.

6. Hilangnya pengendalian.



1. Sistem yang Buruk Sasarannya

· Pengguna akhir (end user) mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual.

· Dengan kata lain, penerapan komputerisasi tidak pada tempatnya, dimana seharusnya memang pekerjaan tersebut harus dilakukan secara manual tetapi pihak manajemen memaksa untuk menggunakan komputer.

2. Sistem yang Buruk Rancangan dan Dokumentasinya

· Rancangan dan dokumentasi merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.

· Walaupun pengguna akhir dapat membuat suatu sistem berbasis komputer, sebagian besar dari mereka cenderung melewatkan kebutuhan untuk membuat dokumentasi dari sistem yang mereka buat, sehingga akan sulit menangani permasalahan-permasalahan yang muncul kemudian.

3. Penggunaan Sumber Daya Informasi yang Tidak Efisien

· Dikarenakan semakin mudah dan murahnya hardware dan software didapat, maka muncul kecenderungan muncul teknologi mubazir.

· Misalnya pengadaan printer. Jika suatu perusahaan sudah benar-benar membuat sistem jaringan komputer, maka inventaris printer cukup satu atau dua untuk setiap lantai atau untuk setiap dua atau tiga divisi, bukannya setiap printer untuk setiap ruangan.

4. Hilangnya Integritas Data

· Pengguna akhir (end user) mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan sehingga integritas data mengalami sedikit masalah.

· Misalnya pemasukkan data identitas yang berbeda untuk konsumen yang sama sehingga nantinya 1 nama konsumen mempunyai 2 data identitas yang berbeda.

5. Hilangnya Keamanan

· Dengan semakin cepatnya waktu pekerjaan karena semakin cepatnya proses pengerjaan sesuatu, maka bisa jadi pengguna akhir tidak melindungi data dan program yang ada.

· Disket, CD, dan flashdisk tempat menyimpan data, dibiarkan tergeletak di meja, hasil cetakan dibuang ke keranjang sampah begitu saja, pintu ruang komputer dibiarkan tidak terkunci.

6. Hilangnya Pengendalian

· Saat tidak adanya pengendalian terpusat terhadap pengembangan suatu sistem dalam perusahaan, maka pembengkakan biaya pengeluaran dan kemubaziran teknologi menjadi masalah yang perlu diperhatikan.

· Walaupun pengembangan sistem oleh pengguna akhir memiliki tujuan yang baik bagi perusahaan, namun alangkah bainya tetap diperlukan pengendalian terpusat yang ketat.